Vinkkejä työnteon tehostamiseksi

Olen opetellut ajankäyttöä ja uusia tehokkaampia työskentelytapoja kantapään kautta ja työnsarkaa riittää edelleen. Periaatteessa tiedän miten pitäisi toimia saadakseen asiat tehtyä organisoidusti ja mahdollisimman tehokkaasti, mutta miten ne vanhat huonot tavat ovatkin usein niin tiukassa. Aloitin tehostamiskuurini listaamalla ensin ne seikat, jotka vaativat mielestäni muutosta ja hidastavat tai hankaloittavat työskentelyäni.

1. Jatkuvat keskeytykset, joita ovat saapuvat sähköpostit, eri sosiaalisen median kanaviin ilmestyvät viestit ja niiden merkkiäänet, puhelin, ihmiset. Kesken olevan työn jatkaminen ottaa aina keskeytyksen jälkeen aikansa.

2. Käytössä monta eri sähköpostiosoitetta ja meilien edelleenohjauksia, jollioin viesten arkistointi ja vastaamattomien viestien seuranta on hankalaa.

3. Töihin liittyviä muistiinpanoja, ohjeistuksia ja tiedostoja useassa eri paikassa. Osa on printattuna, osa kirjoitettuna muistivihkoihin, osa sähköisenä eri paikoissa. Loogisuus puuttuu.

4. Kotona työskennellessä työn ja vapaa-ajan välinen raja on häilyvä. Olen periaatteessa koko ajan töissä, koska saatan tehdä päivän aikana välillä kotitöitä ja omia projektejani ja tehdä töitä rikkonaisesti pitkin päivää, yleensä myöhäiseen iltaan asti ja myös viikonloppuisin. Teen töitä myös lomillani, koska osa työtehtävistä on päivittäin tehtäviä.

5. Työn suunnittelu, tavoitteiden asettaminen ja tulosten seuranta on puutteellista. Asiat tehdään AD HOC järjestyksessä ja välillä hyppien tehtävästä toiseen.

Tässä listattuna mielestäni viisi eniten työskentelyäni haittaavaa seikkaa, joihin pitäisi saada parannusta ja ratkaisuja mahdollisimman pikaisesti. Muistelen käyneeni joskus ajanhallinnan koulutuksen ja saaneeni sieltä hyviä vinkkejä, mutta pysyvään käyttöön ne eivät kuitenkaan jääneet. Olen myös lähiaikoina lukenut muutaman hyvän aihetta käsittelevän kirjan. Voin suositella ainakin seuraavia opuksia:  Sampo Sammaliston Viisas pääsee vähemmällä, Iina Rytikankaan Tehokas ajankäyttö-vähemmän stressiä, enemmän tuloksia, Tim Ferrisin Neljän tunnin työviikko.

Olen selvittänyt tapoja kehittää omia työskentelytapojani ja aion nyt kokeilla muutamaa asiantuntijoiden suosittelemaa vinkkiä ja testata, auttaisivatko ne minua työskentelemään tehokkaammin. Nappaa tästä vinkit mukaasi, jos koet painivasi samantapaisten ongelmien kanssa. Uskon, että tässä nykypäivän teknologia- ja someyhteiskunnassa työn katkonaisuus ja erilaiset häiriötekijät vain lisääntyvät. Aion aloittaa uuden vuoden uudenlaisia metodeita käyttäen ja teen jossain vaiheessa uuden postauksen, jossa kerron tuloksista ja kokemuksista.

Tästä päivästä lähtien otan käyttöön seuraavat keinot:

1. Kytken lukuisat merkkiäänet ja ilmoitukset pois puhelimestani. En halua keskeyttää töitäni jatkuvasti saadakseni Wilman kautta tiedon, että poikani on a) myöhästynyt tunnilta minuutin b) heittänyt lumipallon c) kieltäytynyt tanssimasta liikuntatunnilla. Koska olen kontrollifriikki, haluan tietää koko ajan mitä ympärilläni tapahtuu ja reagoida kaikkeen heti. Tämän on muututtava, koska kyseinen tyyli on kuluttava ja vie valtavasti energiaa ja aikaa. Otan siis pois Wilman, Instagramin, Facebookin ja Messengerin merkkiäänet. Tarkastan viestit vain kerran päivässä.

2. Minulla on tapana reagoida saamiini sähköposteihin heti ja keskeyttää tekeillä oleva homma pompatakseni lukemaan ja vastaamaan viesteihin. Sanomattakin selvää, että tämä ei ole kovinkaan tehokasta. Tekeillä oleva tehtävä keskeytyy jatkuvasti ja ottaa aikansa muistaa missä kohtaa oli menossa. Otan siis tavoitteeksi tarkastaa sähköpostit esim. kolmasti päivässä; aamulla, iltapäivällä ja illalla. Mikäli asia on todella tärkeä ja välittömästä reagointia vaativa, henkilö luultavasti soittaa tai laittaa tekstiviestin. Kytken pois näytellä pompahtavan sähköposti-ilmoituksen.

3. Teen työni pääasiallisesti etätyönä. Käyn pari kertaa viikossa asiakkaan luona palavereissa, tilaisuuksissa tai hoitamassa jotain läsnäoloa vaativia töitä. Olen vuokrannut toimistohotellista tilan, mutta en loppuvuoden aikana ehtinyt kunnolla hyödyntää sitä. Nyt otan tavoitteeksi viettää ainakin kaksi toimistopäivää toimistohotellissa ja maksimissaan kaksi päivää kotitoimistolla.

Kotona työskentelyssä on hyvät puolensa, mutta tällöin työn ja vapaa-ajan välinen ero häipyy pikkuhiljaa kokonaan. Teen töitä ja kotihommia lomittain ja usein päivät venyvät pikkutunneille. Tämä on pidemmän päälle erittäin kuluttavaa eikä nollaukselle jää aikaa. Toimistolla voin keskittyä ainoastaan töihin ja jos olen päivällä tehokas, voin viettää mahdollisesti välillä iltaisin vapaa-aikaa ilman läppäriä. Kotona tulee myös poikkeuksetta häiriötekijöitä työskentelylle, kun lapset tulevat koulusta iltapäivisin. Samoin tekemättömät kotityöt muistuttavat koko ajan itsestään ja jos työt takkuavat, kynnys alkaa siivota esim. vaatekomeroa madaltuu huomattavasti.

4. Olen ottanut käyttöön Plannerin pelkästään töitä varten. Kirjaan joka päivä muistioon tehdyt työt per asiakas ja työtehtäviin käytetyn ajan. Kerran kuussa tapahtuva laskutus helpottuu, kun tunnit ja tekemiset on selkeästi kirjattu. Teen joka viikolle to do-listan, jossa määrittelen viisi tärkeintä asiaa, jotka viikon aikana tulee saada tehdyksi, sekä viisi vähemmän tärkeää, jotka olisi hyvä saada tehtyä. Aloitan viikon ruksimalla tärkeitä tehtäviä listasta ja niiden jälkeen siirryn vähemmän tärkeisiin. Bestsellerissä 4 tunnin työviikko neuvotaan hoitamaan päivässä vain kaksi tärkeää tehtävää ja sanotaan sen riittävän. Olen tuosta vielä aika kaukana, sillä olen tyytyväinen päivän saldoon hoidettuani ennemminkin 20 tärkeää tehtävää.

Planneriin kirjaan myös palavereissa sovitut asiat, muistettavat asiat ja toimenpiteitä vaativat asiat. Aiemmin muistiinpanoja oli hajallaan siellä täällä; puhelimen muistissa, kalenterissa, erinäisissä vihkosissa, paperilapuilla ja post it-lappusilla. Sanomattakin selvää, että tämä ei ollut kovinkaan organisoitua. Plannerista löytyvät myös muistutukset toimittaa kuitit kirjanpitäjälle, ajopäiväkirjan teko, alv-maksupäivät, ennakkoveroen maksupäivät ja muut tärkeät deadlinet. Planneriin teen suunnitelmia ja listoja niiden toteuttamiseksi. Siellä seuraan myös kuukausilaskutusta ja sen toteutumista tavoitteiden mukaisesti. Planneriin hahmottelen työviikkoni etukäteen, merkkaan toimistopäivät, palaverit ja tilaisuudet ja jaottelen eri asiakkaille tehtävät työt. Näin tekemiseen tulee suunnitelmallisuutta ja tehokkuutta enkä enää vain suorita töitä sekalaisessa järjestyksessä epämääräisiin aikoihin.

5. Minulla on käytössäni kolme läppäriä, kuusi sähköpostilaatikkoa ja pitkälti toistakymmentä eri ohjelmaa, joita käytän päivittäin. Pelkästään erilaisia salasanoja taitaa olla parisen tusinaa. Asiakkaita minulla on tällä hetkellä viisi ja jokaisella on tietenkin omat käytäntönsä ja ohjelmistonsa. Olen tehnyt sähköposteihin edelleensiirtoja pysyäkseni paremmin kartalla, mutta tosiasiassa sähköpostilaatikot ovat tästä johtuen melkoisen sekaisin. Kun sama viesti tulee kahteen laatikkoon ja vastaan siihen toisesta osoitteesta, niin toiseen boksiin sama viesti jää koskemattomaksi. Kiireellisiin meileihin saatan lisäksi vastata puhelimesta, jolloin viesti näkyy edelleen lukemattomana läppärillä. Viestien arkistoinnit tapahtuvat usein tuplana ja eri sähköpostilaatikoissa on samoja alakansioita. Onneksi muistini on (toistaiseksi) hyvä enkä vastaa koskaan samaan viestiin kahdesti, enkä myöskään jätä vastaamatta viesteihin. Jotain tälle käytännölle on kuitenkin tehtävä. Selvittelen vielä toimivaa ratkaisua tähän ja perehdyn tarkemmin Outlookin ja Gmailin ominaisuuksiin.

Yksi vaihtoehto on ottaa kaikki viestien edelleensiirrot pois ja käydä läpi kaikki sähköpostilaatikot säännöllisesti kolme kertaa päivässä. Viesteihin tulisi vastata heti ja arkistoida ne myös samantien. Henkilökohtaiset ja työmeilit pitäisi saada erotettua. Minulla on paha tapa säilyttää suurin osa viesteistä, joten viestiarkistoni pursuilevat. Melko usein johonkin viestiin pitääkin jälkeenpäin palata, joten arkistoinnille on toisaalta perusteitakin. Ylipäätään elämässäni asiat tuppaavat pursuilemaan. Puhelimellani on n. 2500 kuvaa, jotka odottavat karsimista, iCloudissa niitä on 7500 ja ulkoisella kovalevyllä herra tietää kuinka paljon. Kaikki sähköpostini täyttyvät viesteistä ja selailen niitä sitten edestakaisin poimien vastattavaksi toisen sieltä, toisen täältä. Minulla on isot nivaskat erilaisia muistivihkoja ja kalentereita. Ostan uuden aina kun näen kauniin vihkon. Minulla on tapana printata tärkeitä papereita ja ohjeistuksia ja kantaa niitä mukanani. Suurin osa minulta löytyy myös sähköisinä versioina. Sama pursuilu ulottuu myös kotioloihin. Kerään muistivihkojen lisäksi muun muassa kirjoja (vaikka luen nykyään kirjani Storytel-sovelluksesta), julisteita, kauniita astioita, koristetyynyjä, kasveja ja kaikenlaisia turhia mutta ah, niin kauniita pienesineitä. Yritän jatkuvasti selkeyttää ja raivata elämääni minimalistisempaan suuntaan, mutta siihen tuntuu olevan vielä matkaa.

6. Ihminen ei ole kone eikä toimi tehokkaasti ilman taukoja, raitista ilmaa ja ajatusten nollausta. Ajattelin jatkossa aikatauluttaa planneriini myös päivittäisen liikuntahetken, joka tapahtuu aamulla tai päiväsaikaan. Minulla on käytössäni maksuton pieni kuntosali, jossa voin käydä vaikka polkemassa kuntopyörää tai hölkkäämässä juoksumatolla. Haluaisin aloittaa päivän reippaalla kävelyllä, silloin kun ilma on suotuisa. Koiran kanssa tehtävät pyrähdykset eivät ole riittäviä.

Kävin viime vuonna Mindfulness-kurssin, josta sain paljon eväitä päivittäisiin hiljentymisiin ja aivosumun selkeyttämiseen. Haluaisin ottaa meditointihetket säännölliseksi jokaiseen päivään.

Ruokarytmini on hukassa. Koska minulla on aiemmin ollut 8 kuukauden ajan personal trainer hyvin tuloksin, niin tiedän kyllä miten ja milloin pitäisi syödä. En vain jaksa toteuttaa oppejani. Haluaisin alkaa syödä taas säännöllisesti viisi kertaa päivässä kevyttä, terveellistää ja hyvää ruokaa. Yritän muistella, kuinka hyvä olo siitä tulikaan.

Näillä eväillä siis uuteen vuoteen :) Olen suunnittelun mestari, mutta palaan myöhemmin kertomaan miten projektini käytännössä eteni.