Miten yrittäjän työpäivä koostuu

Kiinnostaisi ihan hirveästi tietää, miten ihmiset eri työtehtävissä työpäivänsä käyttävät. Edellisessä postauksessa referoin Sarasvuon mietteitä toimistotyöläisten ajankäytöstä ja tehottomuudesta työssä. Allekirjoitan kaiken, olenhan ollut palkkatyössä pitkän pätkän ennen yrittäjäksi ryhtymistä. Ihmiset toimivat myös ihan luontaisesta temperamentistaankin johtuen eri tahtiin. On verkkaista, huolellisesta, pedanttia tekemistä ja sitten on hmmm...rivakkaa, poukkoilevaa ja urakkaluontoista tekemistä. On henkilöitä, jotka jaksavat tehdä samoja työtehtäviä vuodesta toiseen, väsymättä, tasalaatuisesti ja pieteetillä. On henkilöitä, jotka kyllästyvät samaan hommaan ja ympäristöön välittömästi. Paljon porukkaa mahtuu myös näiden ääripäiden välimaastoon. Pahinta jälkeä tulee, kun tietynlaisella temperamentilla varustettu henkilö ajautuu itselleen ja luonteelleen sopimattomaan työhön kovin pitkäksi aikaa. Se ei suoranaisesti lisää työhyvinvointia ja tuloksellisuutta.

Päätin siis kirjata ylös, miten yksi lievästi keskittymishäiriöinen, impulsiivinen ja yliajatteleva yrittäjä käyttää etäpäivänsä. Työpäivieni pituudet ovat yleensä n. 8-14 -tuntisia, jos lasketaan kaikkineen läppärin ääressä vietettävä aika. Miten työt sitten jakautuvat tällaisen peruspäivän sisällä. Mitä saan aikaiseksi ja mitkä ovat työhön ja omien asioitteni hoitamiseen käytetyt osuudet käytetystä kokonaistuntimäärästä.

Päivän  kesto: 9.00-21.00

Aamulla heitän nuoremman lapseni kouluun, koska hän on jälleen myöhässä aikataulusta. Keneen lienee tullut. Heitän samalla tositteet kirjanpitäjän postilaatikkoon, koska myös ne ovat myöhässä. Palattuani käytän koiran aamulenkillä ja keitän pannullisen kahvia.

klo 9.00 asetun läppärin ääreen kännykän, muistivihkojen, kalentereiden ja kahvitermarin kanssa. Laitan kännykän äänettömälle ja aloitan työt

Mitä teen päivän aikana

• Tarkistan neljää sähköpostikansiotani n. kerran tunnissa ja vastailen saapuviin ja vanhoihin viesteihin. yht. 1½h
• Päätän painattaa ja tilata uudelle aputoiminimelleni esitteet ja käyntikortit ja painattaa vanhalle yritykselle lisää esitteitä. Olen yhteydessä esitteiden tekijään ja tuttuun painoon. Vaihdan sähköposteja ja suunnittelen. yht. 1h
• Päätän liittyä assarihakemisto.fi –verkostoon, joka on laitettu pystyyn lähiaikoina. Lähetän yhteyshenkilölle hakemuksen, logoni ja kuvat, jotka lisätään sivustolle. Verkostosta on lähetty lehdistötiedote ja markkinointitoimet ovat käynnissä, joten näen järkeväksi olla mukana yhteisössä. ½h
• Vastaan asiakkaani asiakaspalautteisiin pitkin päivää ja selvittelen asiakkaiden ongelmia ja kysymyksiä eri järjestelmissä. Laittelen sähköpostia tekniseen tukeen Ruotsiin ja henkilöille Suomen organisaatiossa ja raportoin asiakkaiden ilmoituksista ja haen vastauksia. n. 2 h
• Hoidan toisen asiakkaan kuukausilaskutusta ja kuuntelen Lyncin kautta tunnin kestävän infon tehden samalla töitä, päivitän pari budjettia ja selvittelen yhtä epäselvää ostotilausta. ynt. 2 h
• Teen asiakkaalle tiedostojen synkronointia. 1h
• Lähettelen pari Wilma-viestiä ja käyn maksamassa muutaman laskun, joissa on eräpäivä. Vastaan kavereille ja tyttärelle WhatsApp-viesteihin ja Messenger-viesteihin, järjestelen laskettelureissua, teen pari Instastorya toimistokoirasta ja puffaan blogiani, 15 min
• Käytän koiran ulkona ja syön, ½h
• Vastaan puhelimeen neljä kertaa, yht. ½h
• Lähetän asiakkaani puolesta jäsenmaksumuistutuksia ja selvittelen uuden jäsenrekisterin käyttöönottoa, hintaa ja ominaisuuksia. Kirjoitan puhtaaksi viime viikon seminaarin ilmoittautumis- ja kirjatilaustietoja laskutusta varten. Meilailen toiminnanjohtajan kanssa ensi viikon palaveriin liittyvistä asioista. Liitän uudet jäsenet rekisteriin ja lähetän heille tervetulokirjeen ja kutsun liittyä ylläpitämääni LinkedIn-ryhmään. 2h
• Kuuntelen osan päivästä Jari Sarasvuon monologeja YleAreenasta ja inspiroidun yhdestä aiheesta niin, että teen siitä blogikirjoituksen. Huomaan, että kuuntelu tosin hidastaa työtehoani, koska jään hekottelemaan hänen jutuilleen. Niistä on myös pakko välillä tehdä muistiinpanoja. 1h
• Teen asiakkaalle tekstin oikolukuja 6 kpl, ½h
• Tytär tulee koulusta, autan häntä kantamaan sisälle lehdet, joita hän jakaa. Autan myös lajittelussa hetken. ½h

Tässäpä tämän tiistain työpäiväni pähkinänkuoressa. Päivä on normaali keskiverto toimistopäivä, joiden ajankäyttö on useimmiten tämänkaltaista. Kun olen asiakkaan luona tai järjestämässä tilaisuutta, päivät ovat yleensä lyhyempiä ja keskittyvät enemmän tiettyihin työtehtäviin. Matkustelen paljon ja silloin teen päivän työt tiivistetysti muutamassa tunnissa. Teen useimmiten töitä myös viikonloppuisin, mutta viikolla voin vastaavasti ajoittaa henkilökohtaisia menoja myös päiväsaikaan tai pitää vapaapäiviä.

Analyysi päivän tekemisistä

Teen osaa töistä päällekkäin eli käyn vastaamassa akuutteihin sähköposteihin kesken muiden työtehtävien, välillä vaihdan tehtävästä toiseen ja palaan taas takaisin alkuperäiseen tehtävään. Pyrin tekemään työtehtäviä kiireellisyysjärjestyksessä ja yleensä mietin jo edellisenä iltana, mitkä tehtävät tulen hoitamaan seuraavana päivänä. Hoidan lomittain työtehtäviä, oman yritykseni asioita ja henkilökohtaisia asioita. Vaikka teen töitä yksin, en välty keskeytyksiltä. Minun keskittymiskykyäni vaanivat puhelin kaikkine ilmoituksineen, sähköposti, ulos haluava koira, koulusta kotiin tulevat lapset ja omat ajatukseni, joita on joskus samaan aikaan niin paljon, että lopulta ruutuja on koneella auki kymmeniä. Idearikkaus on joskus työlästä. Työtapojen tehostamisesta olen kirjoittanut aiemmin täällä .

Yhteensä työtunteja tulee tälle päivälle 13h

• Teen töitä neljälle asiakkaalle, yht. 8,5h (asiakaspalvelu, jäsenrekisterin hoito, laskutukset, synkronoinnit, meilejä, kartoitukset)
• Hoidan omiin yrityksiini liittyviä asioita 2h (tositteet kirjanpitäjälle, esitteiden suunnittelu ja tilaus, assistenttihakemistoon liittyminen, blogin kirjoittaminen, meilejä)
• Hoidan omia asioita ja kotitöitä työpäivän lomassa 1,5h  (ruokailu, koiranulkoilutus, omat meilit ja viestit, tyttären auttaminen)